I servizi in cloud gratuiti non hanno bisogno di ulteriori presentazioni: chi usa Internet, conosce benissimo i vantaggi nell’utilizzo di servizi come Skydrive, Google Drive e Dropbox, tanto per citare quelli più famosi. L’utilizzo più frequente dello spazio messo a disposizione di questi servizi è quello sostitutivo di una chiavetta: i file di cui intendiamo disporre in mobilità, oppure condivisi fra PC, notebook, tablet e così via, possono essere caricati in questi dischi remoti.

Il primo limite che si incontra è quello legato alla gestione dello spazio: se vogliamo utilizzare questi servizi in modo gratuito, la dotazione di base è sufficiente per molte esigenze, ma non vi consentirà probabilmente di far entrare tutto quello che vi serve. Questi sono i limiti di ogni servizio:

  • Google Drive: 15 Gb, condiviso anche fra gli altri servizi di Google (Gmail, Picasa, ecc.)
  • Dropbox: 2 Gb, qualcosina di più se vi industriate a promuovere il loro servizio fra amici, colleghi e parenti. Ogni nuovo iscritto proveniente da voi, vi farà guadagnare dello spazio aggiuntivo.
  • Skydrive: 7 Gb, oppure pagando una quota annuale abbastanza contenuta (la più bassa fra i servizi che ho elencato), è possibile ampliarla di parecchio (125 Gb ad esempio). Se utilizzate i servizi a pagamenti Office 365, inoltre, i file Office memorizzati sul vostro account non incideranno sullo spazio complessivo a vostra disposizione.

Lo spazio messo a disposizione da ogni servizio, quindi, non è di per se sufficiente a radunare su di un unico servizio tutti i nostri file, soprattutto se abbiamo anni di archivi, immagini, file musicali e ancora altro.
Una soluzione potrebbe essere quella di “spargere” i propri file su più di un account magari dello stesso servizio, moltiplicandolo. Questa soluzione non è priva di controindicazioni: sebbene sia possibile da un solo account gestire attraverso il sistema della condivisione delle cartelle tanto spazio in più, a livello pratico questa soluzione è poco più che uno stratagemma per risparmiare, perché impone numerosi limiti (nella ricerca, nel calcolo dello spazio a disposizione e altro ancora).
E’ possibile anche specializzare ogni singolo account: ad esempio potreste concentrare i vostri file Office su Skydrive, sfruttando a pieno anche le versioni Web (ridotte all’osso come funzionalità) dei prodotti Office. Potreste invece usare Dropbox come sistema di appoggio per scambiare file fra i vostri PC e utilizzare, invece Google Drive per tutto il resto, sfruttando il maggiore spazio messo a disposizione. Anche in questo caso, comunque, è difficile mantenere l’ordine e se cercate qualche cosa, potrebbe essere scomodo districarsi fra i vari diversi account.
In pochi sanno, comunque, che per certi tipi di file, Google non pone alcun limite nell’archiviazione. Vediamo quali sono i casi più frequenti:

  • Foto e video. Se create un profilo Google Plus, avrete a disposizione la funzione Foto di questo Social Network che vi permette di memorizzare un numero illimitato di fotografie, a condizione che esse vengano ridimensionate ad una dimensione massima di 2048 pixel per lato. Ovviamente ciò comporta una perdita di informazione, soprattutto se le foto sono state scattate con fotocamere e smartphone ad alta risoluzione (5 mepgapixel in su). Ma se la vostra preoccupazione è quella di preservare il “ricordo” e quindi l’immagine in se, conviene radunare tutte le vostre foto in questo servizio. Anche Facebook offre la memorizzazione gratuita delle foto, ma a differenza di questo Google Plus vi mette a disposizione alcuni utili tool di backup automatico delle foto presenti sia sul vostro PC (per il momento solo Windows) e sul vostro smartphone (ovviamente Android, ma anche su iOs l’applicazione sta migliorando notevolmente). Senza alcuno sforzo e senza alcun intervento successivo, le vostre foto si troveranno radunate in una serie di album suddivisi in ordine cronologico. Anche i video fino a 15 minuti possono essere caricati senza incidere sul vostro spazio a disposizione. Il mio consiglio è quindi: fatelo in ogni caso, anche se non si tratta di un vero e proprio backup. Avrete comunque uno strumento dove tutta la vostra “storia fotografica” può essere radunata senza sostenere alcun costo. Una curiosità: la funzione “Autocomposizione automatica” costruirà per voi in automatico alcuni simpatici fotomontaggi con le vostre foto, come ad esempio delle GIF animate con delle sequenze di foto scattate in progressione, oppure l’effetto neve sulle vostre foto della settimana bianca, oppure le luci colorate accese sul vostro albero di Natale.
  • File di Office. Se avete tanti documenti Word, Excel e Powerpoint potete sfruttare una delle caratteristiche più interessanti di Google Drive. In fase di upload, potete infatti specificare che intendete convertire i file al formato proprietario di Google, che vi consente anche di aprirli con la suite di applicazioni di Google Apps (equivalenti come funzionalità, pur con alcuni limiti, ai corrispondenti Word ed Excel. Se attivate questa funzionalità, i file non incideranno sul vostro piano di spazio. Se avete quindi tanti file di questo tipo può essere una buona soluzione avere una doppia copia di questo tipo. Considerate comunque attentamente le limitazioni: in fase di conversione, i file Excel più complessi, possono avere dei problemi soprattutto se sfruttano funzioni e macro complesse. I file Word, inoltre, possono avere dei problemi di formattazione in fase di conversione. In ogni caso, un documento convertito in formato Google, può essere scaricato nuovamente sul proprio PC in formato Office ed essere nuovamente modificato. Perché farlo? Non costa nulla ed è una sicurezza in più se avete interesse soprattutto a preservare il contenuto dei file.
  • File PDF. In pochi sanno che il servizio Google Libri consente di disporre di una biblioteca personale di file ed ebook memorizzati in cloud, senza incidere minimamente sulla vostra dotazione di spazio. Se i vostri file PDF (ma anche numerosi altri formati di ebook) occupano meno di 50 Mb, potete caricarli illimitatamente su questo servizio attraverso un processo di upload e conversione al formato Google. Potrete accedere a questi file attraverso la comoda applicazione di lettura che funziona direttamente sul vostro browser, oppure attraverso l’applicazione Android specifica che vi mette a disposizione il vostro archivio sullo smartphone o sul tablet (è in rilascio anche la versione per iPad). Questo è un indubbio vantaggio se disponete di tanti file di questo tipo come meccanismo di archiviazione secondaria, ma anche per poter beneficiare di un sistema efficiente di lettura degli stessi senza essere obbligati a memorizzarli sulla memoria interna del PC o dello smartphone e di scaricare da Internet solo le pagine che effettivamente dovete leggere. Se si tratta di file di uso frequente, potete anche utilizzare la funzione “Offline” per memorizzare una copia locale del file.
  • File musicali. In genere, una collezione musicale anche cospicua, si mantiene al di sotto dei 10.000 brani, a meno che non siate dei professionisti del settore oppure dei collezionisti incalliti. L’applicazione Google Musica vi consente di memorizzare questo numero di brani in cloud, senza dover sostenere costi aggiuntivi e senza incidere, anche in questo caso, sulla vostra disponibilità complessiva di spazio. Il processo di caricamento può avvenire, al momento solo da PC, ed è piuttosto lungo. Ma una volta completato, vi metterà a disposizione la vostra musica preferita su tutti i vostri PC, smartphone o tablet senza l’obbligo di dover trasferire ogni volta la musica da un dispositivo all’altro, facendovi ascoltare la musica in “streaming” (come altri servizi dello stesso tipo, ma a pagamento).

Ho fatto solo alcuni esempi di gestione dei file utilizzando al meglio le risorse offerte gratuitamente dai grandi player del settore. Nel corso del tempo mi aspetto sempre maggiori servizi e sempre nuove caratteristiche che facciano leva sugli indubbi vantaggi del cloud. Allo stato attuale, sfruttando i consigli sopra elencati, è possibile archiviare una gran quantità di file senza dover sostenere alcun costo.
Nel mio prossimo post, descriverò alcuni esempi di condivisione di cartelle fra account che vi consentiranno di moltiplicare gli spazi a disposizione, senza dover ampliare il piano dati.
In conclusione, comunque, il consiglio è quello di diversificare i servizi in base al tipo di file: inutile avere un immenso hard disk con gigabyte di dati sparsi. Un approccio più innovativo rispetto al problema dell’archiviazione vi consente di risparmiare molto tempo e denaro.

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Esperto di sistemi operativi e soluzioni Microsoft per le aziende, ma anche appassionato di viaggi, automobili e di politica internazionale. Mi occupo di Information Technology da oltre 20 anni.