Un settore che non conosce davvero crisi senza dubbio quello delle multifunzioni compatte da ufficio: a differenza delle stampanti multifunzione da casa, che progressivamente hanno registrato vendite sempre più basse negli anni, le stampanti tuttofare compatte da ufficio hanno registrato un sensibile incremento nella domanda. Le ragioni sono numerose: in molti uffici, spesso dotati di stampanti multifunzione e fotocopiatrici di grandi dimensioni, si è cercato di privilegiare l’adozione di strumenti di lavoro più personali o con costi di gestione più limitati fornendo gli uffici di più dispositivi rispetto ad un tempo.

L’utilizzo classico di una multifunzione compatta da ufficio è quello sulla scrivania dell’utente direttamente, che magari condividerà con altri colleghi senza mai doversi alzare dalla scrivania. La connessione diretta ad un PC a, poi, progressivamente perso di significato: con l’utilizzo sempre più massiccio di dispositivi “ibridi”, come tablet, PC 2 in1 e smartphone, la tradizionale stampante connessa al PC è diventato una reliquia del passato oggi una stampante multifunzione moderna deve essere perfettamente utilizzabile direttamente da Androild, iOS, e non più solo da Windows o da Mac. Anche per quanto riguarda la stampa di foto, comunemente, l’utilizzo di schede di memoria e di penderà il USB si è progressivamente sostituito con le foto scattate direttamente da smartphone: che senso ha quindi prevedere un alloggiamento per schede di memoria o una porta USB su una stampante se poi non è in grado di stampare direttamente da smartphone una fotografia?

L’integrazione, poi, con i maggiori servizi cloud, come Dropbox, Google Drive e OneDrive, è diventato un must irrinunciabile per qualsiasi dispositivo davvero utile per il lavoro di gruppo.

Un’altra funzionalità che ha invogliato gli utenti a acquistare un dispositivo molto più “personale” è senza dubbio l’archiviazione di documenti: fatture, scontrini, ricevute, documenti. Punto. Tutto ormai deve essere scandalizzato con facilità e inviato senza troppi sforzi alla propria casella email o al proprio account in cloud.

Tutti i maggiori produttori di stampanti multifunzione si sono quindi concentrati nell’integrare soluzioni software che consentissero di utilizzare una stampante multifunzione senza neanche accendere il PC. Le moderne multifunzione di Hp e Epson, infatti, dispongono di soluzioni che permettono la scansione di un documento o di una foto direttamente su di un servizio cloud, oppure inviano direttamente la scansione su un dispositivo mobile come un tablet o uno smartphone permettendo quindi di ridurre notevolmente il numero di passaggi necessari per gestire la scansione di un buon numero di documenti. Per questa ragione, una stampante multifunzione compatta da ufficio non può prescindere dall’essere dotata di uno scanner con caricatore di fogli (ADF) dotato della funzione duplex: deve essere, quindi, in condizione di scannerizzare un documento in modalità fronte barra retro.

Ovviamente, la stampante deve anche garantire la possibilità di stampare anche nella stessa modalità fronte retro, ma proprio perché il numero di copie che oggi normalmente si stampa si è notevolmente ridotto con il tempo, non necessariamente si ha sempre bisogno di una stampante realmente troppo veloce. In definitiva, però, oggi anche spendendo una cifra che oscilla fra i 100 e i 200 € è possibile comunque acquistare una stampante compatta con queste funzionalità e ragionevolmente veloce anche per un carico medio di lavoro.

Chiaramente, gli uffici non faranno a meno anche di una cosiddetta stampante multifunzione “di piano”, con una notevole velocità di stampa ed essenzialmente più simile ad una fotocopiatrice professionale, quando il carico di lavoro diventa più impegnativo.

Una stampante multifunzione compatta deve essere un perfetto strumento di lavoro quotidiano, per gestire la copia del momento, oppure per stampare la foto appena scattata. Deve essere in grado di stampare una foto con una qualità accettabile, stampare eventualmente alcune pagine a colori utili per una presentazione, ma il tutto deve avvenire facilmente e soprattutto in modalità wireless.

L’integrazione di un porta Wi-Fi o di una porta Ethernet è, quindi, un ulteriore esigenza di cui non si può assolutamente fare a meno.

Un altro aspetto che ha progressivamente perso un po’ di importanza è quello legato ai costi di gestione: a meno che la vostra attività lavorativa non richieda intensi carichi di lavoro, anche se il costo per pagina medio di una stampante di questo tipo è sensibilmente più alto rispetto a quello di una stampante multifunzione professionale di dimensioni più alte, probabilmente questo sarà ininfluente: un dispositivo di questo tipo aumenta la produttività in altro modo. Rende tutto disponibile a pochi passi dalla propria scrivania, magari per gruppi di lavoro limitati a due barra tre persone.

Quali caratteristiche, quindi, deve avere secondo me una stampante compatta multifunzione da ufficio?

  • deve essere dotata di Wi-Fi;
  • deve avere uno scanner efficiente, dotato di caricatore di fogli ADF e funzionalità di scansione in duplex;
  • deve essere dotata di un touchscreen è un ricco software di gestione che consenta l’utilizzo della multifunzione senza dover accendere un PC;
  • deve fornire in maniera nativa un sistema di collegamento della scansione a servizi in cloud come Dropbox, OneDrive a Google Drive;
  • deve essere in consiglio in condizione di inviare direttamente un documento alla propria casella e-mail;
  • deve essere in condizione di scansionare un documento e posizionarlo in una cartella di rete condivisa con il resto del gruppo di lavoro;
  • deve avere una capacità di stampa non inferiore alle 20 pagine al minuto nella stampa di documenti generici o almeno due pagine al minuto se si stampa una foto in formato A4;
  • deve avere la disponibilità di un cassetto contenente almeno 100 fogli;
  • deve avere un costo di stampa per pagina ragionevole non superiore comunque ai tre centesimi di euro per pagina, preferibilmente dovrebbe essere ragionevolmente facile reperire cartucce compatibili sul mercato;
  • deve avere una meccanica robusta, non particolarmente soggetta a inceppamenti della carta sia sul fronte della stampa che sul fronte dello scanner;
  • deve essere abbastanza facile e intuitivo poter sostituire una cartuccia, senza dover ricorrere necessariamente al manuale di istruzioni;
  • deve essere dotata di un supporto che consenta la stampa in maniera semplice sia da un dispositivo Android che da un dispositivo iOS;
  • deve essere facilmente configurabile nei suoi aspetti più avanzati attraverso una interfaccia Web, senza dover installare sul proprio computer software troppo pesanti o troppo invasivi;
  • deve avere, infine, una buona qualità di stampa in bianco e nero e una discreta qualità di stampa a colori: è pur vero che per ottenere risultati di stampa eccellenti si deve oggi sempre ricorrere ad una stampante laser, ma con le moderne stampanti a getto di inchiostro la qualità del documento prodotto deve essere comunque sufficiente e gradevole per la lettura.

La miglior stampante multifunzione compatta per rapporto qualità prezzo: Epson Workforce WF-3620DWF

Una stampante multifunzione che ho avuto modo di provare e apprezzare è senza dubbio la multifunzione Epson Workforce WF-3620DWF (costa € 203,33 € 169,99 in offerta su Amazon ). Si tratta di un modello di fascia media, con un prezzo particolarmente abbordabile (circa 150 € al netto di sconti e spese di spedizione chiusa parentesi, dotata di tutte le caratteristiche che ho indicato prima.

Compatta e sobria nell’aspetto, questa Workforce ha tutto quello che serve in una piccola multifunzione di ufficio.

Esiste anche una variante di questo modello dotata di un cassetto di fogli più capiente: 250 fogli rispetto ai 100 fogli del modello base. Si chiama Epson Workforce WF-3640DWF. Con un costo di appena 20 € in più si può quindi ottenere una notevole autonomia in fase distanza. Tuttavia, se lo spazio è poco soprattutto in verticale, consiglio di ricorrere al modello più compatto.

Cosa mi ha colpito di questa stampante? Tutto ciò premesso, le stampanti Epson hanno sempre avuto un’ottima qualità costruttiva e un risultato in termini di utilizzo davvero soddisfacente. Ciò che è particolarmente ben concepito per questa stampante è soprattutto il display touchscreen, che gestisce un software di gestione particolarmente evoluto. Oltre alle classiche configurazioni che si possono impostare su una stampante multifunzione di questo tipo, l’accesso ai servizi di scansione in cloud o di invio dei documenti direttamente tramite e-mail è davvero intuitivo. Il produttore mette, infatti, a disposizione un servizio denominato Epson con che permette di agganciare più di un account cloud o e-mail senza dover fare alcuna configurazione sulla stampante. È una funzionalità interessante, particolarmente estensibile, che consente di utilizzare e condividere la stampante compiuti un utente, personalizzando le destinazioni delle proprie scansioni a seconda dell’account dell’utente. L’amministratore di sistema, può anche configurare attraverso lo stesso pannello la scansione di un documento direttamente su una cartella di rete per condividerlo fra più di un utente: si deve trattare naturalmente di uno share Windows, a cui dovranno essere anche abbinate le credenziali di accesso.

Il touchscreen semplifica molto le operazioni di configurazione di questa stampante.

Anche se la qualità di stampa è solo nella media, tutto è bilanciato da una ampia disponibilità di cartucce compatibili che possono essere impiegate su questo modello di stampante e che non pongono particolari problemi di utilizzo, salvo un generico messaggio che compare sul display della stampante e che avvisa che si sta utilizzando una cartuccia non originale. Tolto questo, i costi di stampa con le cartucce compatibili si abbattono notevolmente rispetto al costo della cartuccia originale che, invece, ha un costo mediamente elevato.

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Recensione

Un altro punto di forza di questa stampante è senza dubbio lo scanner in duplex: anche se non particolarmente veloce, il caricamento dei documenti è piuttosto preciso e affidabile. Il caricatore consente di scaricare una trentina di fogli in A4 e il tutto avviene in modalità automatica con pochi passaggi da impostare sul display.

Molto convincente è anche la dotazione software per i dispositivi Android e iOS: le applicazioni fornite gratuitamente sono piuttosto stabili e molto mature. Oltre alla classica stampa (che da iOS può essere fatta anche in modalità nativa senza installare alcunché), è possibile anche stampare direttamente dal proprio smartphone le proprie foto impostando la tipologia di carta, la configurazione dei bordi di stampa e molto altro ancora. Ultima funzionalità, particolarmente interessante, è la scansione diretta sul dispositivo: molto utile se volete acquisire un documento che volete poi leggere in un secondo momento sul un dispositivo mobile.

La stampa da smartphone e tablet è molto ben implementata, sia da App che in modo nativo da Android e da iOS.

Mi convince di meno, invece, il software di gestione per Windows: troppo pesante e cervellotico da installare. Volendo se ne può fare a meno se si utilizza Windows 10: la stampante viene infatti riconosciuta direttamente sulla rete e può essere utilizzato senza particolari problemi il driver semplificato fornito direttamente da Microsoft senza installare alcun software Apple.

Sul Mac, poi, non è necessario installare alcun software: la stampante viene riconosciuta immediatamente sulla rete e resa disponibile immediatamente all’utilizzo.

Si può collegare direttamente in rete tramite una porta Ethernet (scelta che consiglio) oppure direttamente in Wi-Fi impostando la password di accesso del router o utilizzando la funzionalità di discover i del Wi-Fi (WPS).

Benché di fatto questo modello non eccella in nessuna delle sue caratteristiche, si tratta senza dubbio di un prodotto molto equilibrato e ben realizzato: con un prezzo del tutto abbordabile è la soluzione perfetta per dotare la propria scrivania di uno strumento moderno e perfettamente condivisibile fra un gruppo di due barra tre persone, così come ho descritto precedentemente.

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Recensione

La scelta del modello con maggiore disponibilità di fogli, va fatta esclusivamente se effettivamente si hanno maggiori esigenze di stampa: occorre tenere presente, che comunque questa stampante sopporta un carico di lavoro ragionevole, anche se non elevatissimo. Se dovete stampare molto, vi consiglio in ogni caso di ricorrere a strumenti più grandi e più robusti. Per l’utilizzo personale o per un gruppo di lavoro di poche persone, invece, è praticamente perfetta.

Il cassetto di fogli standard potrebbe essere più che sufficiente: prima di prendere in considerazione il modello superiore, pensateci bene.

La migliore stampante multifunzione compatta da ufficio più economica: Hp Officejet Pro 6970

Si tratta di un modello Hp che ha avuto particolare fortuna: da diversi mesi la HP Officejet Pro 6970 (costa € 169,90 € 132,50 in offerta su Amazon ) è, infatti, la stampante multifunzione più venduta su Amazon. Complice il prezzo di acquisto molto vicino ai 100 €, questa stampante hp è un prodotto solido e ben realizzato. Ciò che non me l’ha fatta preferire rispetto alla soluzione di Epson è essenzialmente l’elevato costo delle cartucce e la relativa difficoltà di poter impiegare cartucce compatibili. A differenza delle multifunzioni Epson, le stampanti HP dimostrano di essere molto più “chiuse”, imponendo praticamente l’utilizzo solo di cartucce originali. Questo inevitabilmente si mette in modo negativo sul costo per pagina che su questa stampante è abbastanza elevato.

Tuttavia, questo potrebbe essere un ostacolo marginale compensato dal fatto che questa stampante costa circa il 40% in meno rispetto alla precedente WorkForce: se non dovete stampare molto e volete avere uno strumento per poche stampe quotidiano, ma perfettamente funzionale sotto il punto di vista dell’archiviazione dei documenti, sicuramente questo è il prodotto giusto.

Prezzo: EUR 132,50 - Risparmi EUR 3,57 (2 %) se lo compri su Amazon

Recensione

Rispetto alla WorkForce, lo scanner è particolarmente veloce: dotato anche questo di un modulo ADF per il caricamento dei fogli con funzionalità duplex, dimostra di essere particolarmente preciso e affidabile. Semmai, quello che mi è piaciuto meno è la relativa limitatezza delle possibilità di invio del documento a servizi in cloud o via email. In pratica, quello che si può fare è di inviare un documento direttamente ad una casella e-mail.

L’integrazione con i servizi cloud non è quindi presente, in una maniera estremamente semplice come avviene con EpsonConnect.

Un piccolo trucco che comunque ha funzionato perfettamente è quello di aver configurato la stampante multifunzione per inviare ad un indirizzo e-mail di Evernote (a patto che si disponga di un account Premium) che consente una memorizzazione dei documenti sul proprio account.

Non mancano, come sulla Epson, tutte le agevolazioni per consentire una connessione rapida e facile ad una rete sia attraverso la porta Ethernet che attraverso il Wi-Fi.

Anche il software di gestione installabile su Android e iOS appare ben realizzato, più orientato però alla stampa fotografica che non all’utilizzo semi-professionale. Tuttavia, con qualche passaggio in più, è possibile praticamente ottenere le stesse funzionalità presenti sul software Epson.

La qualità di stampa appare, invece, nettamente superiore soprattutto in bianco e nero rispetto alla WorkForce: i documenti hanno una buona resa e la velocità di stampa è superiore, anche se, come detto prima, vi è il non trascurabile difetto relativo ai costi di gestione, sempre piuttosto elevati.

Prezzo: EUR 96,64 Compra su Amazon

Questa Hp è, in conclusione, un prodotto davvero robusto e affidabile, dotato peraltro di un software di gestione sotto Windows molto migliore rispetto a la Epson. Tolti i due punti deboli che ho descritto sopra, rappresenta la soluzione di gran lunga più economica considerando le caratteristiche e il fatto che sia una stampante pienamente duplex sia nella stampa che nella scansione.

Conclusioni

Ovviamente il mercato è ricco di offerte e di prodotti altrettanto valide. Se non avete simpatia per i due marchi che vi ho proposto, potete senza dubbio prendere in considerazione anche una stampante multifunzione compatta da ufficio della Brother, che offre, peraltro, soluzioni con un costo molto contenuto per pagina. Ciò che non mi fa preferire, però, questo produttore è, in genere, una certa complicazione del software di gestione che non le rende sempre intuibili nell’utilizzo quotidiano. Tuttavia per un utile utente più informato e smaliziato, di fatto, offrono le stesse prestazioni di una stampante Hp o Epson, spesso con un costo di acquisto abbastanza vantaggioso e un costo per pagina infinitesimale e vicino a quello di molte stampanti laser.

Un altro grande produttore che va menzionato è sicuramente Canon, che da sempre offre eccellenti stampanti multifunzioni soprattutto per il comparto fotografico. Le stampanti che non, però, hanno qualche limitazione in più a livello software e appaiono leggermente meno evolute soprattutto nella facilità di configurazione: anno si soluzioni con display touch e funzionanti in maniera del tutto autonoma rispetto al PC, ma tutto appare spesso un po’ farraginoso e complicato da utilizzare.

Le stampanti multifunzione che non, inoltre, hanno numerose difficoltà nell’utilizzo di cartucce compatibili: non sempre la stampante le riconosce volentieri, obbligando di fatto all’acquisto solo di supporti originali: in pratica, il costo per pagina di una stampante multifunzione che non è il più alto nella media del mercato sia per la stampa in bianco e nero che nella stampa a colori. Tuttavia, se stampate molte fotografie soprattutto con carta fotografica, non rimarrete assolutamente delusi dalla qualità ottenibile con le stampanti del produttore giapponese.

La scelta di un prodotto di questo tipo, quindi, va fatta con oculatezza. Il costo reale non è tanto legato all’acquisto del prodotto che risulta sempre essere particolarmente abbordabile. Sono i costi di gestione ad essere particolarmente importanti.

Per rendere giustificabile l’acquisto di una multifunzione compatta da ufficio, inoltre, devono essere messe a disposizione tutte quelle caratteristiche che ho sopra elencato e che giustifichino un incremento di produttività personale. Se non dovete stampare molto, ma non volete alzarvi continuamente dalla scrivania, oppure volete sfruttare al meglio l’integrazione dei servizi in cloud o del proprio smartphone e tablet, di sicuro rimarrete più che soddisfatti dalla prima soluzione che vi ho prospettato con la Epson WorkForce.